Vencer o hábito de procrastinar é um dos principais desafios das pessoas e dos gestores, afinal, quando o colaborador prorroga a conclusão de uma atividade, ele compromete o desempenho da empresa de um modo geral. Daí a importância de investir em pessoas, melhorar a qualidade de vida delas e, consequentemente, a produtividade.
É essencial identificar a procrastinação no ambiente de trabalho para lidar com ela da melhor maneira possível. Também é preciso entender por que isso está acontecendo, a fim de eliminar a origem do problema, visto que ele pode estar relacionado a diversos fatores.
Para ajudar você a lidar com essa situação no dia a dia de trabalho, preparamos este guia rápido sobre procrastinação. Continue a leitura para entender o que é, como identificar o comportamento do procrastinador, o que leva a essa atitude e como inibi-la com ações práticas.
Entenda o que é procrastinar e como ela afeta as pessoas
A procrastinação se caracteriza pelo hábito de adiar ou prorrogar a realização de uma tarefa ou uma tomada de decisão. Se o procrastinador precisa pagar uma conta, por exemplo, ele deixa para o dia de vencimento; se deve comprar um presente de aniversário, espera até a data para fazer a escolha.
O hábito de procrastinar é mais comum do que imaginamos. Cerca de 95% da população manifesta esse tipo de fenômeno em diferentes contextos, como nos cuidados com a saúde, nos estudos, no trabalho e até mesmo nas relações interpessoais.
Para algumas pessoas, no entanto, a procrastinação já se tornou um problema crônico, atingindo de 15% a 20% dos adultos. Esse hábito gera prejuízos significativos, pois a pessoa costuma não cumprir seus compromissos. O procrastinador tem sempre alguma pendência para resolver, gera problemas para si mesmo e lida com outras situações complicadas.
Quando esse fenômeno se manifesta no ambiente de trabalho, não interfere somente na vida do indivíduo, mas no bom andamento da organização. A procrastinação afeta a produtividade do profissional, da equipe que ele integra e influencia negativamente nos resultados da empresa e na qualidade dos serviços.
Conheça os sinais do comportamento procrastinador
É importante entender que o hábito de procrastinar não indica preguiça ou falta de vontade de trabalhar. Em muitos casos o procrastinador sofre com o seu próprio comportamento e não encontra uma forma de sair daquele vício que ele mesmo criou.
Por ficar adiando o que precisa fazer, seu tempo se torna escasso para as atividades ou tarefas que deve cumprir. Consequentemente, a pessoa acaba sobrecarregada, excessivamente preocupada e estressada. Esse hábito afeta a produtividade e abala a saúde mental do trabalhador.
A empresa perde em função do baixo desempenho do colaborador, do não cumprimento de prazos e metas, e porque ele tem o bem-estar, a saúde e a qualidade de vida afetados. Gestores precisam identificar os sinais da procrastinação por meio do comportamento. Atente-se a manifestações como:
- baixo desempenho;
- redução da qualidade do trabalho;
- não cumprimento de prazos;
- distanciamento das tarefas;
- estresse e irritabilidade;
- desculpas em excesso.
A procrastinação também está muito relacionada ao presenteísmo. Nesse caso, apesar do colaborador estar no posto de trabalho, ele não consegue se concentrar em suas atividades. Sua mente está longe, em outro lugar, provocando um distanciamento que o torna incapaz de se dedicar às tarefas.
Saiba o que pode levar o colaborador a procrastinar
Conforme citamos, o ato de procrastinar nem sempre é voluntário, embora ele seja um hábito comum do ser humano. Muitas vezes o trabalhador está vivenciando a procrastinação por causa de algum problema na sua vida pessoal, no ambiente de trabalho ou mesmo no âmbito individual.
A seguir, listamos alguns fatores que podem levar a esse comportamento para que você entenda melhor a dinâmica e a amplitude da procrastinação. Acompanhe!
Sensação de incapacidade
O trabalhador pode se sentir incapaz de realizar suas funções. Isso acontece, por exemplo, em casos de Síndrome do Impostor, quando a pessoa acredita não ser merecedora ou não estar à altura do que tem ou do cargo que ocupa.
Desmotivação
Também pode acontecer do profissional não estar motivado para desempenhar aquela atividade. Ele não encontra uma razão para fazer aquilo, mesmo que de forma inconsciente, então a tendência é adiar o quanto possível.
Excesso de preocupação
As preocupações em excesso, seja com o próprio trabalho, seja com a vida particular, dificultam manter o foco e a concentração. Esse é um dos motivos, inclusive, do presenteísmo, pois embora o colaborador esteja na empresa, seu pensamento está no problema.
Desvalorização no trabalho
Qual é a motivação para realizar um trabalho mais rapidamente ou com uma boa qualidade se isso não é reconhecido? A desvalorização do profissional também leva à procrastinação, uma vez que o esforço dele não rende nenhum tipo de vantagem ou benefício.
Sobrecarga de atividades
Se o trabalhador tiver muito a fazer, pode acontecer de ele não saber por onde começar, adiando suas tarefas e perdendo prazos. Estar sobrecarregado dificulta a produtividade, gerando desânimo pelo excesso de trabalho.
Veja como criar ações práticas que inibam a procrastinação
A procrastinação gera prejuízos a todos, sendo fundamental que ela seja combatida no ambiente de trabalho. Nesse sentido, o RH tem um papel muito importante, pois pode desenvolver atividades para inibir esse comportamento.
Essas ações precisam dar suporte e apoio ao procrastinador, auxiliando-o a vencer esse hábito nocivo. Veja a seguir algumas sugestões para colocar em prática na empresa e garantir uma melhor produtividade da equipe.
Entenda as causas da procrastinação
Antes de tudo, é preciso entender o que está levando à prorrogação das atividades. Ao identificar o procrastinador, procure reconhecer a origem do seu comportamento, analisando se o problema está no ambiente de trabalho ou na vida pessoal. Assim, é possível intervir da melhor forma possível de acordo com a necessidade dele.
Evite prazos muito rígidos
A urgência, em vez de estimular uma atitude rápida do profissional, pode levar à procrastinação. Isso acontece porque ele pode se sentir incapaz de cumprir aquele prazo e ficar desmotivado a iniciar a tarefa. Evite trabalhar com prazos rígidos demais, foque em prazos factíveis e dê mais tempo para que o colaborador se sinta seguro com seus compromissos.
Invista em qualidade de vida
Questões relacionadas à saúde, ao bem-estar e à qualidade de vida no trabalho também afetam a produtividade do colaborador, afinal, tensão, estresse e ansiedade prejudicam o foco e a concentração. Aposte em atividades que cuidem da saúde física e mental da sua equipe, para que ela esteja bem disposta na hora de trabalhar.
Aborde a autorresponsabilidade
Mostre ao procrastinador que ele é o responsável pelo próprio sucesso. É importante que ele tenha essa visão, compreendendo que, para alcançar objetivos pessoais, precisa se comprometer consigo mesmo e dar o seu melhor.
Sugira ferramentas de gestão e organização
Muitas vezes a procrastinação se relaciona à desorganização e ao excesso de informações. Sendo assim, sugira a utilização de ferramentas que permitam gerenciar as tarefas e organizar prazos. Dessa forma o profissional pode estabelecer prioridades e não sobrecarregar a mente.
Mantenha uma comunicação clara e eficiente
A comunicação é fundamental em qualquer processo dentro de uma empresa, inclusive para combater a procrastinação. Falhas ou ruídos interferem na clareza das mensagens e podem gerar dúvidas que levam a essa prorrogação. Tenha certeza de que a comunicação está sendo clara e eficiente.
Não se esqueça de que não existe uma fórmula única para vencer a procrastinação. As medidas devem estar adequadas ao cenário geral da organização, então precisam atender às características dos colaboradores e às necessidades do negócio.
Fonte: beecorp
